Executive & Personal Assistant

Исполнительный и персональный ассистент

Компания: AutoBidMaster Местоположение: Майами, Флорида, США

AutoBidMaster ищет Исполнительного/Персонального ассистента для оказания административной поддержки генеральному директору. Эта роль сочетает обязанности исполнительного уровня с функциями персонального ассистента, обеспечивая бесперебойную работу профессионального и личного расписания генерального директора. Идеальный кандидат преуспевает в совместной работе, точно управляет множеством приоритетов и подходит к каждой задаче — большой или маленькой — с самоотдачей и тактом.

Кандидаты должны обладать исключительными коммуникативными навыками, приверженностью высокой точности и вниманием к деталям. Идеальный член команды сможет хорошо работать самостоятельно, но также будет достаточно гибким, чтобы время от времени следовать указаниям.

ОБЯЗАННОСТИ ВКЛЮЧАЮТ, НО НЕ ОГРАНИЧИВАЮТСЯ:

• Управление личным/профессиональным календарем генерального директора, определение приоритетов встреч и координация конкурирующих требований.
• Планирование и проведение корпоративных конференц-звонков, виртуальных встреч и личных встреч по мере необходимости.
• Организация и координация корпоративных/личных мероприятий и мероприятий по тимбилдингу.
• Составление планов поездок, включая авиабилеты, отели, аренду автомобилей, визы и трансферы из аэропорта.
• Управление документацией; подготовка любой другой необходимой корреспонденции и протоколов совещаний с пунктами действий (например, Teams, SharePoint и т. д.).
• Разработка электронных таблиц, отчетов и визуальных презентаций данных.
• Выполнение роли «привратника» генерального директора — обработка звонков, координация запросов на встречи и посещение встреч по мере необходимости.
• Оказание исполнительной поддержки другим руководителям по указанию генерального директора.
• Прием и управление входящей корреспонденцией или служебными записками, включая почту, от имени генерального директора и его организаций. Это включает рассмотрение содержания, оценку его важности и обобщение или распространение применимой информации.
• Ведение систем учета персонала и обновление регистраций, лицензий и других записей по мере необходимости.
• Помощь с личными задачами и поручениями для обеспечения бесперебойной повседневной жизни.